Smarter Transport in Norway
Bergen, Vestland, Norway
CONDENSED CASE STUDY
IMPACT
MODEL
CYCLE PHASE
STATUS & TIMELINE
| Milestone title | Date | Content |
|---|---|---|
| ie.start date |
DESCRIPTION
Background
The municipality currently has approx. 900 cars. (incl. fire trucks and trucks). Apart from special cars, the need has been covered by leasing cars. The fleet of passenger cars consists of 50% electric cars.
The mobility project of Bergen municipality is related to the Ministry of Transport’s project «Smarter Transport in Norway», where the purpose was to drive forward and test new forms of transport solutions. Hordaland County Municipality received funding from the ministry and in June 2018 initiated a regional project called MUST where Bergen municipality was one of many participants. The goal was to create a local platform for collaboration on future transport solutions. For Bergen, procurement of vehicles was designated as a natural part of the municipality’s testing of new solutions. In addition to this, the procurement of mobility must be seen in connection with Bergen’s overall plans in the environmental area and how procurement can contribute to realizing these.
New solution
Bergen Municipality basically wants a solution that can meet the entire need for transport excluding special cars of the type fire trucks etc. The solution is also intended to replace the transport that is currently performed with private use of car and driving allowance. In order for a mobility solution to be able to cover all this need, it will be necessary to have a computer tool that facilitates overview, sharing and coordination of resources.
Results
The project to Bergen municipality is still in an early phase where neither the requirements specification nor the type of mobility solution has been designed. The municipality still has some hypotheses about what effects the new mobility solution will have on costs and the environment. Real effects will be calculated when the supplier has been selected and a new solution has been implemented.
| Costs | Environment | Quality |
|---|---|---|
| It is expected that the changes in connection with. new solution must be implemented cost-neutral. It is expected that a smaller car fleet and reduced use of private cars in service will reduce costs, while increased costs are expected to administer the solution. | The owned car fleet consists of 50% electric cars. Since car sharing solutions currently mostly offer fossil cars (this may change), this will have a negative effect on the environment, even if it is partly compensated by a higher resource utilization of the cars. Positive environmental effects are expected related to the phasing out of private cars used in service driving and that employees will to a greater extent use public transport to and from work rather than cars. | It is assumed that the solution will cover the need for transport at least as well as before. The same will apply to the employees’ user experience, although it is expected that it will take some time to get used to new types of transport and their use. |
Success criteria
Based on the experiences gained so far in the process, the following criteria are highlighted as particularly important for the success of this type of acquisition:
Cultural change – Bergen has experienced that this type of innovative procurement is as much about cultural change as it is about acquiring the right technical solution. The need for change will be linked to the new modes of transport and the employees’ habituation to them, but also that the new solutions will facilitate other ways of solving the assignment itself. The municipality has worked systematically with anchoring at management level and will in future also collaborate with the various units’ information workers. The work requires continuous effort in all phases of the project.
Competence – The procurement differs from an ordinary procurement in that it includes many of the municipality’s units at once, and that the solution has not been used before. It has therefore been important to include people from different units and with different competence in the project group, e.g. people with expertise in data analysis and mobility in addition to purchasing.
External cooperation – Participation in the cooperation forum MUST was crucial for the actual initiation of the project, but it has also been important in relation to the municipality receiving useful input from various professional environments and private actors. For Bergen, it has been particularly useful with experience and knowledge transfer in relation to how to utilize existing data on service performance and how to design comprehensive solutions that include all units and assignments.
Description of the process
The municipality’s need for service transport is intended to be covered through three different procurements: a renewal of a leasing agreement on cars, a car sharing agreement and a platform that can coordinate various car sharing services. As of now, an indicative announcement has been published and a dialogue conference has been held. In connection with this, it has been very important to map the municipality’s transport needs and use of current vehicles. Data obtained from electronic logbooks and information from the municipality’s mobility office have formed the main part of the figures in the analysis. Other methods, such as interviews with users, will be considered at a later date. The dialogue conference was held in October 2019 and brought together a wide range of actors in transport and mobility.If further dialogue with the supplier market becomes relevant at a later date, this is intended to be carried out at one-on-one meetings.
Bakgrunn
Kommunen har i dag ca. 900 biler. (inkl. brannbiler og lastebiler). Sett bort i fra spesialbiler har behovet vært dekket ved å lease biler. Flåten med personbiler består av 50 % elektriske biler.
Mobilitetsprosjektet til Bergen kommune har sammenheng med Samferdselsdepartementet sitt prosjekt «Smartere Transport i Norge», der formålet var å drive frem og teste ut nye former for transportløsninger. Hordaland fylkeskommune fikk bevilget midler fra departementet og igangsatte i juni 2018 et regionalt prosjekt kalt MUST der Bergen kommune var en av mange deltakere. Målet var å skape en lokal plattform for samarbeid rundt fremtidens transportløsninger. For Bergen ble anskaffelser av kjøretøy utpekt som en naturlig del av kommunens uttesting av nye løsninger. I tillegg til dette må mobilitetsanskaffelsen sees i sammenheng med Bergen sine overordnede planer på miljøområdet og hvordan anskaffelser kan bidra til å realisere disse.
Ny løsning
Bergen Kommune ønsker i utgangspunktet en løsning som kan imøtekomme hele behovet for transport ekskludert spesialbiler av typen brannbiler etc. Løsningen er også ment å erstatte den transporten som i dag utføres med privat bruk av bil og kjøregodtgjørelse. For at en mobilitetsløsning skal kunne dekke hele dette behovet vil det være nødvendig med et dataverktøy som legger til rette for oversikt, deling og koordinering av ressursene.
Resultater
Prosjektet til Bergen kommune er fortsatt i en tidlig fase der hverken kravspesifikasjon eller type mobilitetsløsning er utformet. Kommunen har allikevel noen hypoteser på hvilke effekter ny mobilitetsløsning vil ha på kostnader og miljø. Reelle effekter vil bli beregnet når leverandør har blitt valgt og ny løsning er tatt i bruk.
| Kostnader | Miljø | Kvalitet |
|---|---|---|
| Det er ventet at endringene ifm. ny løsning skal gjennomføres kostnads-nøytralt. Det er ventet at mindre bilpark og redusert bruk av private biler i tjeneste vil redusere kostnader, mens det er ventet økte kostnader for å administrere løsningen. | Den eide bilparken består av 50% elbiler. Siden bildelingsløsninger per i dag stort sett tilbyr fossilbiler (dette kan endre seg) vil dette ha en negativ effekt på miljøet, selv om det delvis kompenseres ved en høyere ressursutnyttelse av bilene. Det er ventet positive miljøeffekter knyttet til utfasingen av privatbiler brukt i tjenestekjøring og at ansatte i større grad vil benytte kollektivtransport til og fra jobb fremfor bil. | Det forutsettes at løsningen vil dekke behovet for transport minst like godt som tidligere. Det samme vil gjelde for de ansattes brukeropplevelse, selv om det er forventet at det vil ta noe tid å tilvenne seg nye typer transport og bruken av disse. |
Suksesskriterier
Basert på de erfaringene som er gjort så langt i prosessen trekkes følgende kriterier frem som spesielt viktige for å lykkes med denne type anskaffelse:
Kulturendring – Bergen har erfart at denne type innovative anskaffelse handler vel så mye om kulturendring som om anskaffelse av riktig teknisk løsning. Behovet for endring vil være knyttet til de nye transportformene og de ansattes tilvenning til dem, men også at de nye løsningene vil legge til rette for andre måter å løse selve oppdraget. Kommunen har jobbet systematisk med forankring på ledelsesnivå og vil fremover også samarbeide med de ulike enhetenes informasjonsarbeidere. Arbeidet krever kontinuerlig innsats i alle faser av prosjektet.
Kompetanse – Anskaffelsen skiller seg fra en ordinær anskaffelse ved at den omfatter mange av kommunens enheter på en gang, samt og at løsningen ikke har vært tatt i bruk tidligere. Det har derfor vært viktig å inkludere personer fra ulike enheter og med ulik kompetanse i prosjektgruppen, f.eks. personer med kompetanse på dataanalyse og mobilitet i tillegg til innkjøp.
Eksternt samarbeid – Deltakelse i samarbeidsforumet MUST var avgjørende for selve igangsettelsen av prosjektet, men det har også vært viktig i forhold til at kommunen har fått nyttige innspill fra ulike fagmiljøer og private aktører. For Bergen har det vært spesielt nyttig med erfarings- og kunnskapsoverføring i forhold til hvordan man kan nyttiggjøre seg eksisterende data over tjenesteutførelse og hvordan man kan utforme helhetlige løsninger som omfatter alle enheter og oppdrag.
Beskrivelse av prosessen
Kommunens behov for tjenestetransport er tenkt dekket inn gjennom tre ulike anskaffelser: En fornying av leasingavtale på biler, en bildelingsavtale og en plattform som kan samordne ulike bildelingstjenester. Per nå er det publisert en veiledende kunngjøring og avholdt en dialogkonferanse. I forbindelse med dette har det vært svært viktig å kartlegge kommunens transportbehov og bruk av dagens kjøretøy. Data hentet fra elektroniske kjørebøker og informasjon fra kommunens mobilitetskontor har utgjort hoveddelen av tallmaterialet i analysen. Andre metoder, som intervjuer av brukerne, vil bli vurdert på et senere tidspunkt. Dialogkonferansen ble avholdt i oktober 2019 og samlet et bredt spekter av aktører innenfor transport og mobilitet. Hvis ytterligere dialog med leverandørmarkedet blir aktuelt på et senere tidspunkt er dette tenkt gjennomført ved en-til-en møter.
ORGANISATION / PARTNERS
Login to download a .pdf